Comment réussir un événement professionnel en 5 étapes?

Vous devez organiser un événement professionnel, mais vous ne savez pas par où commencer? Vous craignez d’oublier des étapes pour bien réussir votre rencontre d’affaires? Il est vrai que ça peut être stressant, surtout que la location de la salle de conférence est le point névralgique de la réunion.

BoulZeye vous propose un guide simple en 5 étapes pour penser au moindre détail, tout en vous offrant:

• Un endroit comprenant une salle de rencontre tout équipée;
• Un stationnement gratuit et spacieux;
• Un service de restauration sur place;
• ne équipe professionnelle pour vous aider.

Tout ce dont vous avez besoin pour vous faciliter la tâche, vous offrir la paix d’esprit et bien accueillir vos invités.

Étape 1 : Le but de la rencontre d’affaires

Le concept de réussite implique l’atteinte d’un objectif. Pour quelle raison organisez-vous un événement professionnel?

S’agit-il d’un anniversaire significatif pour l’entreprise? Du rassemblement d’investisseurs ou actionnaires présents ou futurs? D’une journée annuelle des employés, du lancement d’un nouveau produit ou d’une collecte de fonds?

Le fondement de votre rencontre professionnelle détermine plusieurs paramètres de la logistique qui s’ensuivent. La durée, le repas, les pauses, les présentations, les différents intervenants, etc.

Établissez les bons critères d’évaluation de votre journée

On ne mise pas sur la même approche entre une célébration et la présentation d’un nouveau projet à des investisseurs. Planifier en fonction de l’objectif de la rencontre vous permettra d’optimiser son déroulement, d’établir les bons critères d’évaluation et de vous féliciter au terme de celle-ci.

Étape 2 : Le délai alloué à la planification

Assurez-vous de planifier plusieurs mois d’avance. La réussite de votre rencontre d’affaires en dépend. C’est à cette étape que vous avez l’occasion de réfléchir aux détails importants.

Planifiez votre logistique

• Déterminez votre budget! Il inclut la location de la salle, les repas et collations, le transport si vous préférez que tous vous rejoignent au bureau pour faciliter le déplacement et le cadeau de remerciement, le cas échéant. Laissez-vous une marge pour les imprévus.
• Offrez un choix de dates à vos invités à l’aide d’un sondage créé par une application comme Doodle.
• Évitez les périodes habituellement achalandées de l’entreprise, les vacances d’été et congés, ainsi que les longs week-ends avec fériés ou la semaine de relâche.

Planifiez vos communications

• Invitation officielle avec le déroulement de la journée et le choix de repas;
• Rappel avec les coordonnées incluant des informations importantes comme le stationnement sur place et gratuit;
• Envoi de documentation avant la rencontre;
• Remerciements après la rencontre et sondage de satisfaction.

Étape 3 : Rassemblez le plus d’informations pour la réservation de la salle

Avant de passer à l’étape du choix de la salle de rencontre pour votre événement professionnel, rassemblez les informations utiles à la réservation.

• Quelle est la date privilégiée?
• Pour combien de personnes?
• Quel est l’objectif du rassemblement?
• À quel moment de la journée?
• Quelle est la durée de la réunion?
• De quel matériel informatique avez-vous besoin?
• Aurez-vous besoin de breuvages, collations, repas?

Prévoyez des questions sur la salle:

• Est-elle bien insonorisée?
• Y a-t-il beaucoup de lumière naturelle?
• Est-elle située près des toilettes?
• Les gens ont-ils besoin d’indications à l’entrée de l’édifice pour s’y rendre?

Lorsque vous aurez défini vos besoins, vous aurez la possibilité d’établir le bon plan d’action avec l’équipe en place.

Étape 4 : Jouez bien votre rôle d’hôtesse ou d’hôte le jour de la rencontre

Lors de votre événement, puisque vous êtes la personne organisatrice, vous devrez arriver avant les autres, préparer la salle, demeurer disponible, être en mesure de répondre aux questions, assister votre supérieur et les différents intervenants et probablement nettoyer après la rencontre.

Ceci dit, avec une équipe comme celle de BoulZeye, vos tâches seront amoindries et votre journée allégée.

Étape 5 : La rétroaction ou post-mortem

Faites un retour avec les gens impliqués dans l’événement, les convives et intervenants, afin de conserver des notes pour la prochaine fois. Indiquez ce qui s’est bien passé, tout ce qui a été apprécié, les oublis et ce qui peut être amélioré dans le cadre d’une autre rencontre similaire.

Voilà, vous êtes désormais en mesure d’organiser votre événement professionnel en 5 étapes faciles. Vous pouvez également compter sur l’équipe de BoulZeye pour vous assister dans la réservation de la salle de rencontre tout équipée.